adjoint administratif/adjointe administrative - bureau Vérifié Cette offre d’emploi a été publiée directement par l’employeur sur le Guichet-Emplois.

Responsabilités

Tâches

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Coordonner le flux de renseignements au sein de l’équipe
• Ouvrir et distribuer le courrier et d’autres documents
• Planifier et assurer le contrôle financier du budget et des dépenses
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Voir à la classification et à l'évaluation des postes
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Surveiller la préparation de rapports
• Conseiller la haute gestion
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Organiser des séances de consultation du personnel et les procédures de règlement de griefs
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer de l'entré de données
• Fournir le service à la clientèle
• Entretenir et gérer des bases de données numérales
• Effectuer des tâches générales de comptabilité

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Agenda électronique
• MS Office
• Quick Books
• Adobe Acrobat Reader
• Google Drive
• Courrier électronique

Terminologie technique

• Juridique
• Entreprise

Domaine d'expérience de travail

• Immigration

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Contrats
• Factures
• Responsabilité sociale des entreprises

Renseignements supplémentaires

Sûreté et sécurité

• Cote de sécurité de base
• Vérification de casier judiciaire

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Tâches répétitives
• Volume de cas élevé
• Volume de travail élevé
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Jugement
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Responsabilisation
• Sens des responsabilités
• Diligence raisonnable
• Capacité d'apprendre rapidement

Avantages sociaux

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Prestations d’invalidité
• Régime de soins de santé
• Prestations des soins de la vue

Avantages financiers

• Selon la convention collective
• Prime

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Commodités sur place
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Stationnement disponible