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secrétaire (sauf domaines juridique et médical)

Appellation affichée sur Jobillico - Assistant administratif

Publiée le 17 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Le Groupe SOLROC

Renseignements sur l’emploi

L'assistant admistratif assiste le responsable du département, les ingénieur.e.s et les chargé.e.s de projets dans le traitement des affaires.L'assistant admistratif assure la gestion et l?organisation administrative des activités du département.L'assistant admistratif facilite la diffusion de l?information au sein du département et au sein de la compagnie.L'assistant admistratif est le relai administratif entre les services supports et opérationnels. ACTIVITES ADMINISTRATIVESTraite et met en forme des documents, rapports, courriers.Rédige en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs et dossiers d?affaires : devis, rapports d?études, dossiers d?appels d?offres, comptes rendus, courriers, présentations, notes de service, formulaires, etc.) selon les indications du responsable du département ou des chargés de projets et ingénieurs.Assure le classement et l?archivage informatique.S?assure que les dossiers des soumissions et des projets sont complets.Prend en charge des tâches qui relèvent de la spécificité de son service d'attachement.COMMERCIALAssure la correspondance commerciale avec les clients : relance, accusés réception, réponses négatives en cas de non-réponse, etc.Assiste le directeur commercial dans la constitution des dossiers de candidatures et d?appels d?offres : impression des pièces, suivi du timing des réponses, montage des dossiers.Alerte au sujet des clients nécessitant une attention particulière.COMPTABILITESur et à l?aide de l?ERP de l?entreprise :Crée les clients.Crée les devis, les projets et établit les factures.Transmet les factures fournisseurs au service comptabilité dans le respect des délais.Répond aux demandes du service comptabilité.ACTIVITES TECHNIQUES Participe à l?élaboration des soumissions selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.Participe à l?élaboration de la première partie des rapports d?études selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.Gère les Info-excavation public et privé (demande, organisation du dossier, classement)Cette liste d?activités, non exhaustive, pourra être ajustée avec les perspectives d?évolution de la société. SAVOIRS <ul><li>Règles d?orthographe, de grammaire et des normes rédactionnelles en français et en anglais</li><li>Outils bureautiques et de travail collaboratifs</li><li>Suivi d'activité et tableaux de bord</li><li>Bases des règlements de l?Autorité des Marchés Financiers</li><li>S?assurer d?avoir toutes les informations nécessaires à sa tâche, savoir les trouver par lui-même et en dernier recours faire appel au chargé de projet</li></ul>SAVOIR FAIRE <ul><li>Saisie et mise en forme de documents</li><li>Constitution de dossiers et réponse aux appels d?offres</li><li>Communication orale et écrite en français et en anglais</li><li>Veille, analyse et gestion documentaire</li><li>Analyse et synthèse</li><li>Orientation client</li></ul> SAVOIR ETRE<ul><li>Esprit d?équipe</li><li>Sens de l?organisation</li><li>Rigueur</li><li>Adaptabilité</li><li>Savoir être proactif pour pouvoir anticiper les besoins du département</li></ul>